lo ultimo de tema de archivo.

UTENSILIOS DE ARCHIVO.

Son los que generalmente se usan en el área de archivo, entre estos tenemos:

1.      Computador

2.      Carpetas

3.      Ganchos

4.      Documentos

5.      En grapadora

6.      Tijeras 

     

continuación de archivo

TIPO DE ARCHIVADORES.

Gancho o Espigón:
los papeles se insertan en el gancho o clavo a medida que se reciben. Este sistema lo utilizan las abarrotarías pequeñas, lavanderías, tiendas pequeñas, oficinas pequeñas, almacenes, pero en forma temporal ya que lo pasan a un archivo permanente.

Casilleros o Nido de Paloma:

consiste en un mueble de madera con distintas divisiones pequeñas y con suficiente capacidad para guardar papeles del tamaño carta o de documentos más pequeños.

Tabla de Shannon: 

consiste en una tabla de madera con ganchos de presión para sostener los documentos. Se cuelga en la pared y los documentos se archivan por orden de recibo. Se utilizan en oficinas de registro civil, las notarías, tribunales de justicia, hospitales.

Archivo de Caja:

fue el primer sistema utilizado consiste en una caja pequeña de madera, plástico o metal dentro de esta se usa un juego de guías y se orden analfabéticamente colocando cada carta o tarjeta detrás de la letra que le corresponde por el apellido.

Carpeta de Fuelle:

Consiste en una carpeta de manila o cartón sólido con varias divisiones, con letras en orden alfabético. Es utilizado en las oficinas para la clasificación de facturas y formularios para facilitar los cobros de cuentas a clientes morosos; además se utiliza para almacenar los vencimientos de letras de cambio. : 

Archivo Horizontal

:consiste en un mueble con distintas gavetas donde se guardan todos los documentos colocándose uno encima de otro. Se usa en negocios de oficinas pequeñas que manejan reducido número de documentos de varios tamaños.

todo sobre archivo

ARCHIVO.

C

onjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de sugestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

COMO ARCHIVAR.

Existen distintas formas de archivar  entre ellas tenemos las más comunes:

§  Archivar numéricamente:

En este método solo se guardan los archivos por numero ya sean los tres primero números de la cédula o el registro civil.

§  Archivar alfabéticamente:

Este método de archivar es uno de los más frecuentes, aquí se archiva por el orden alfabético comenzando de la A hasta la Z. 

§  Archivar cronológicamente:

Este método es un poco más complejo, porque en este se archiva dependiendo la fecha de nacimiento quiere decir que se comienza por el año, mes y día, Y por orden comenzando de menor a mayor.

§  Archivar alfa numéricamente:

Este método de archivar es poco utilizado, en este utilizan una de las iniciales del nombre y la otra los tres primeros números ya sea de  la cédula, registro civil o de tarjeta de identidad.

presentación de la secretaria.

EXPRESIÓN ORAL Y CORPORAL.

COMPORTAMIENTO EN LA MESA.

E

l comportamiento en la mesa es la manera como nos sentamos, al coger los cubiertos la manera de tomar la copa, todos esos detalles son importantes para tener una buena presentación en la mesa.

En el siguiente vídeo se muestra cómo hacerlo.

PRESENTACIÓN PERSONAL.

La presentación personal también es importante, no solo  en el papel de secretaria, si no  en la vida personal tanto en los hombres como en las mujeres.

La imagen debe ser impecable ante los demás para dar una buena imagen a la empresa.

En las siguientes imágenes veremos la manera correcta de la buena presentación  de una secretaria y una mujer de  la vida normal.

( una mujer de la vida normal )

( forma correcta de la secretaria )

DECORACIÓN EN LA OFICINA

DECORACIÓN DE OFICINA.

La decoración de la oficina es parte importante, ya que muestra la presentación de cada empresa.

Es importante que la oficina tenga una muy buena decoración para un mejor desempeño.

Para la decoración hay que tener en cuenta los siguientes aspectos:

v  Buena iluminación:

La iluminación en la oficina es esencial para un mejor funcionamiento, es preferible que la luz que llegue a ella se natural,  o luz artificial pero que sea suficiente que todo quede.

v  Buena ventilación:

La ventilación en la oficina es importante para tener un sito fresco y agradable para trabajar.

v  BUEN COLOR:

Los colores de la oficina deben ser colores cálidos, pasteles, que no produzcan estrés, que relajen que no sean fueres que produzcan dolor de cabeza e incomodidad para trabajar.

BUENA DECORACIÓN.

La mejor opción en decoración es que sea preferiblemente natural, no exagerada ni cargada, por qué tanta carga hace que se puedan confundir los artículos que necesitemos por los que no.

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